Políticas de Tratamientos de Datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITUARES AKNOLOGY SAS


En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la empresa AKNOLOGY SAS adopta la siguiente política para el tratamiento de protección de datos personales, la cual será informada a los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtenga en el ejercicio de las actividades comerciales y laborables.

1. IDENTIFICACIÓN


NOMBRE: AKNOLOGY SAS, que en adelante será denominada la empresa, entidad de derecho privado con personería jurídica otorgada mediante el documento privado número 03650316 del libro XV, inscrito el día 22 de Junio de 2015.
DIRECION: Calle 147 No 14 -69 Bogotá D.C.
CORREO ELECTRÓNICO: ventas@aknology.com.
TELEFÓNO: 3208870796.


2. MARCO LEGAL

  • Constitución Política, artículo 15.
  • Ley 1266 de 2008
  • Ley 1581 de 2012
  • Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010
  • Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013

3. PRINCIPIOS

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios legales.

  • Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
  • Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por AKNOLOGY SAS estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener de AKNOLOGY SAS en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
  • Principio de acceso: Los datos personales, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva.
  • Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por AKNOLOGY SAS., será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
  • Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones.

4. FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales que la empresa AKNOLOGY SAS requiera, serán incluidos en una base de datos que recolecta, almacena, usa, circula y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

  • Para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de gestión contractual de productos o servicios que AKNOLOGY SAS requiera para su funcionamiento de acuerdo a la normatividad vigente.
  • Para los fines relacionados con el cobro de los productos o servicios que AKNOLOGY SAS ha realizado a sus diferentes clientes.
  • Para fines de facturación y envío de productos.
  • Supervisar y llevar un control de las compras y ventas dentro de la organización.
  • Codificar en nuestros sistemas, las solicitudes de vinculación como clientes y/o proveedores.
  • Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores, y empleados.
  • Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos, contenidos, así como los de nuestras compañías vinculadas, y para facilitar el acceso general a la información de estos.
  • Proveer nuestros servicios y productos.
  • Evaluar la calidad del servicio.
  • Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.

TRATAMIENTO DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD: El Tratamiento de datos de menores de edad debe observar el cumplimiento y respeto a sus derechos. En caso de dar Tratamiento a Datos Personales de menores de edad, AKNOLOGY SAS., observará la regulación aplicable y se acogerá a los pronunciamientos de la Corte Constitucional en esta materia.

5. INFORMACIÓN PERSONAL RECOLECTADA

La empresa Aknology SAS requiere la siguiente base de datos para los fines antes descritos:


a) Nombre
b) Apellido
c) Número de documento
d) Teléfono
e) Dirección
f) Correo electrónico


6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACION

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AKNOLOGY SAS como responsable y encargado del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

  1. El Titular, quien deberá acreditar su identidad, por los distintos medios que le ponga a disposición de AKNOLOGY SAS.
  2. El Representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Derechos de los Niños y Adolecentes

En aplicación de lo establecido por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, en el evento en el cual AKNOLOGY SAS proceda a efectuar el Tratamiento de la Información Personal de niños, niñas y adolescentes, lo hará respetando el interés superior de los mismos y asegurando, en todos los casos, el respeto de sus derechos fundamentales y garantías mínimas.

Así mismo, es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.


7. DEBERES DE LA EMPRESA COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

AKNOLOGY SAS reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, AKNOLOGY SAS utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes.
En el tratamiento y protección de datos personales, AKNOLOGY SAS tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data (acción jurisdiccional, normalmente constitucional, que puede ejercer cualquier persona física o jurídica).
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados establecidos en la ley.
  • Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
  • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
  • Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
  • Usar los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

8. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

9. AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de AKNOLOGY SAS y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

  • La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
  • El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
  • Los derechos del titular.
  • Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
  • El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.

10. ATENCION DE PETICIONES CONSULTAS Y RECLAMOS

Para realizar peticiones, consultas y/o reclamos, con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

  • Centro de Contacto: 3208870796
  • Correo electrónico: ventas@aknology.com

11. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS

a) Consultas

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

b) Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante AKNOLOGY SAS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a AKNOLOGY SAS por el correo electrónico ventas@aknology.com con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el correo ventas@aknology.com con el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

c) Petición de actualización y/o rectificación

AKNOLOGY SAS rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:

  1. El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico ventas@aknology.com o en medio físico dirigido al departamento Comercial indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.
  2. AKNOLOGY SAS podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad.
  3. Petición de supresión de datos

El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a AKNOLOGY SAS su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:

  • Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
  • Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  • Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por AKNOLOGY SAS. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia AKNOLOGY SAS podrá negar el ejercicio del mismo cuando:

  • El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  • La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

12. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, AKNOLOGY SAS adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

13. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE LA EMPRESA

En cumplimiento de la misión institucional y del plan estratégico de desarrollo de AKNOLOGY SAS, y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con AKNOLOGY SAS, ésta podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con AKNOLOGY SAS.

Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, AKNOLOGY SAS tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con AKNOLOGY SAS y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe AKNOLOGY SAS, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.


14. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

AKNOLOGY SAS será la responsable del tratamiento de los datos personales. El departamento Comercial será el encargado del tratamiento de los datos personales, por cuenta de AKNOLOGY SAS.


15. VIGENCIA

La presente política rige a partir de Noviembre de 2016 y las bases de datos sujetas a tratamientos se mantendrán vigente mientras ellos resulten necesario para las finalidades establecidas en el punto 3 de la misma.